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La vie sans paperasse… Le canon P-208

[new:30/06/2013]Je fais rarement des reviews de hardware, c’est peut-être la première fois d’ailleurs. Mais ce hardware là change ma vie alors je voulais vous le présenter, il changera la vôtre aussi, peut-être…

Scanner c’est un vieux truc !

Un simple scanner… Vous allez me dire tout de suite “mais c’est vieux comme le monde ça !”.

Vous aurez raison. Je ne sais même plus combien de scanners j’ai possédés depuis que cela existe … entre les premiers modèles très chers et un peu rustiques, aux scanners couleurs intégrés aux imprimantes multifonction en passant par les gadgets (genre stylo scanner), j’en ai eu des tonnes et j’en ai toujours au moins deux en service (dans des imprimantes).

Seulement voilà…

Pour scanner un truc il faut aller à l’imprimante, soulever le capot, passer un côté (revenir à l’ordinateur en général pour lancer le scan), re-soulever le capot, retourner la feuille (généralement repartir vers l’ordinateur pour lancer le second scan) etc, et à la fin, il ne faut pas oublier une page dans la machine. Si vous avez un document de 5 pages à scanner c’est 5 fois le même manège.

Donc mes scanners me servent exceptionnellement quand j’ai besoin d’une… photocopie ou quand la graphiste a besoin de digitaliser un croquis ou un truc de ce genre.

Mais pour le reste ? Ce qui pourrit la vie ? je veux parler de la paperasse ? Et bien je ne m’en sert pas. Trop lourd.

PS: il faut aussi noter que mes deux imprimantes multifonctions ne sont pas reconnues par Windows 8 pour la fonction scanner. Je m’en suis aperçu après avoir fait la migration Windows 7/Windows 8. Il me reste deux PC sous XP que je dois allumer si je veux faire un scan. Cela devient très contraignant ! Dernièrement j’ai trouvé une App Android de Brother qui me permet de scanner depuis mon Galaxy SIII, c’est déjà plus pratique, mais cela ne règle pas tout (parce que bien entendu, pas de driver pour Windows 8 et encore moins d’App pour Windows Phone).

Le fameux “Syndrome de la Porte de Parking”© OD

Mes lecteurs se rappelleront certainement l’un de mes articles “UX: Le Syndrome de la porte de partking appliqué à Surface et au Windows Store” publié en octobre dernier.

Ce fameux “syndrome de la porte parking” (invention toute personnelle) permet de décrire une situation dans laquelle l’effort à fournir au départ pour achever une action est vécu, même à tort, comme trop contraignant ce qui va déclencher des comportements d’évitement. L’article indiqué ci-dessus aborde ce problème plus en détail.

En bref, la complexité réelle ou ressentie est telle qu’on préfère faire autrement. Ce qui est exactement le cas dans la numérisation des documents avec une imprimante multifonction (surtout si elle est placée “plus loin” et non accessible directement depuis votre place de bureau).

Ce n’est pas que c’est impossible ni même que cela soit si difficile que ça, c’est juste qu’il y a une sorte de barrière psychologique qui fait qu’on ne le fait pas. La porte de parking qu’on ne veut pas ouvrir et qui fait qu’on sort à pied même sous la pluie au lieu de prendre la voiture.

Le Canon P-208

Ce modèle de scanner n’a en soi rien de vraiment très extraordinaire et je suis convaincu qu’on peut arriver au même résultat avec de nombreuses autres machines ou tout simplement une meilleure organisation… Mais je préfère adapter mon environnement pour qu’il s’aligne sur ma façon de faire plutôt que de me plier à une discipline spéciale pour m’adapter à des machines ou des processus qui ne me conviennent pas… La technologie sert à ça, se sentir mieux, plus libre. Pas à créer plus de contraintes dans un monde où la Liberté est un concept qui devient assez flou.

Canon imageFORMULA P-208

Le Canon P-208 est donc un scanner. Si je l’ai choisi c’est parce qu’il ne fait pas doublon justement avec mes deux autres scanners à plat. C’est un Canon, j’aime cette marque, en photo mon Reflex est un Canon, c’est une marque qui sait traiter les images depuis toujours. Et surtout parce qu’il est tout petit et qu’il tient sur un bout de mon bureau : toujours disponible, un bouton à appuyer et il me fait un PDF qu’il range directement dans l’un de mes NAS…

Autres avantages décisifs : son prix (environ 200 euros) et “the” fonction indispensable : il scanne recto/verso en une seule passe !

Il est aussi assez malin pour gober une petite liasse de papiers (un courrier de plusieurs pages par exemple) et le scanner en entier en supprimant les pages totalement blanches. Un vrai bonheur.

A noter ; il existe une version Wifi aussi, et Canon fournit des Apps iOS et Android pour scanner sur votre tablette ou votre smartphone. C’est vraiment bien fait et pratique.

Conclusion

En supprimant l’obstacle de la “porte de parking”, j’ai rendu la numérisation de tous mes courriers simple, pratique, et immédiate. Sans avoir à me déplacer, sans avoir à allumer quoi que ce soit, sans avoir à retourner des pages, sans avoir… rien, aucune contrainte. Je pose la ou les feuilles devant le P-208, j’appuie sur le bouton et c’est dans le NAS.

Quand j’ai le temps je trie le répertoire d’arrivée (réglage du P-208 modifiable, comme le format de scan jpeg ou pdf, etc) et je dispatche les scans dans les bons sous-répertoires (impôts, perso, factures fournisseurs ou clients, etc).

Une fois passés dans le P-208 les papiers vont dans une boîte d’archive. Si j’ai vraiment besoin de l’original je sais où le trouver, mais aujourd’hui cela est rare, un PDF est accepté par tout le monde.

Le P-208 est vraiment petit, simple à utiliser, et il a changé ma vie en me débarrassant de la corvée de classement de la paperasse. Tout est désormais scanné, rangé presque automatiquement (je pourrais utiliser des tags dans les noms de fichier et me faire un petit soft en C# pour le faire totalement automatiquement). C’est un vrai gain de productivité et l’assurance de retrouver les papiers qui avant trainaient sur le bureau en attente d’un classement. Mieux, tout est immédiatement accessible sur le réseau, partageable, facile à transmettre dans un mail ou autre.

C’est de l’ergonomie, cela prouve qu’une machine bien pensée même si elle fait ce que font déjà beaucoup d’autres machines, peut se vendre, être utile, et procurer un plaisir réel à l’utilisateur.

C’est une leçon d’UX qui s’applique aussi aux logiciels et c’est pour cela que je voulais vous en parler…

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